6 Mejores Herramientas Gratuitas De Colaboración Documental En Línea

Aquí hay una lista de las mejores herramientas gratuitas de colaboración de documentos en línea Con estas herramientas en línea, puede trabajar en colaboración con varios usuarios sobre los documentos. Además, muchas de estas herramientas también proporcionan un entorno de colaboración con funciones avanzadas como el chat, la llamada de grupo, la videollamada, etc.

Para colaborar con otros usuarios, sólo tienes que compartir tu documento con los usuarios previstos. En la mayoría de las herramientas, tienes una invitación interna o una opción de enlace externo para compartir un documento. Mediante la invitación interna, puedes compartir documentos con los usuarios de la misma herramienta o servicio. El enlace externo se puede compartir con cualquier usuario para trabajar en colaboración. En el momento de enviar una invitación, estas herramientas permiten establecer varios permisos según los cuales otros usuarios pueden interactuar con el documento compartido. Antes de compartir un documento, los propietarios del mismo pueden establecer permisos como Acceso total, Acceso limitado, Sólo ver, etc.

En la mayoría de los programas, también se pueden subir documentos de DOC, DOCX, TXT, RTF, y otros formatos que también se pueden editar. Para editar el documento, puedes encontrar en estas herramientas todas las funciones de edición esenciales como Insertar, Maquetar, Ver, Editar, etc. Además, en algunas herramientas en línea también hay muchas funciones adicionales para comprobar la ortografía, hacer un seguimiento de las modificaciones, proporcionar asistencia adicional, etc. En general, todas estas herramientas son muy capaces de colaborar con documentos que puedes utilizar para trabajar en colaboración con tus colegas. Revisa la lista para encontrar tu herramienta de colaboración documental favorita.

Mi herramienta de colaboración documental en línea favorita:

Google Docs es mi herramienta favorita porque ofrece un entorno mucho más flexible para trabajar en colaboración con los documentos. Además, ofrece un gran conjunto de funciones adicionales como la escritura por voz, el diccionario, el traductor, etc.

También puedes consultar las listas de los mejores programas gratuitos de Comparación de documentos, Gestión de documentos , y Comparación de documentos para Windows.

Google Docs

Google Docs es una popular herramienta de colaboración documental en línea. Se trata principalmente de una herramienta de visualización y edición de documentos en línea, a través de la cual puedes escribir contenidos, editarlos y compartirlos con otros. La parte de compartir de esta herramienta te permite trabajar en colaboración con otros usuarios, ya que esta herramienta te permite compartir documentos editables con otros usuarios. Además, el intercambio de documentos convencional a través del correo electrónico también está presente en ella. En esta herramienta, también puedes importar documentos de formatos como RTF, DOC, DOCX, TXT, etc., y editarlos con facilidad. Para el trabajo colaborativo, esta herramienta ofrece cuatro características principales, a saber: Compartir, Chat, Historial de comentarios, y Tablero de actividades .

De forma similar a Google Docs, también se pueden utilizar las herramientas Google Sheets, Google Forms, y Google Slide que también cuentan con el mismo conjunto de herramientas y funciones de colaboración que las de Google Docs .

Características importantes de estas herramientas de colaboración de documentos en línea:

• Compartir : Al utilizarlo, puede compartir un documento con varios usuarios con diferentes permisos de acceso, a saber, puede editar (para ver, editar y comentar un documento compartido), puede comentar (para ver y añadir comentarios en el documento), y puede ver (para ver únicamente el documento). El propietario del documento también puede impedir que otros usuarios con permisos de edición añadan nuevas personas. Además, también puede impedir que los usuarios con permisos de comentario y sólo de visualización descarguen, copien o impriman el documento compartido. En la opción Avanzada de esta función, también se obtiene una función para compartir enlaces que permite compartir el enlace del documento con otras personas con algunos permisos añadidos. Los permisos para compartir el enlace que se obtienen son Cualquier persona de la web (hace que su documento sea completamente público), Cualquier persona con el enlace
  (cualquier persona con el enlace del documento puede acceder a él), Organización (cualquier persona de su organización puede encontrar y acceder a su documento), Cualquier persona de la organización con el enlace (los usuarios de su organización que tengan el enlace pueden acceder a él), y Personas específicas (sólo los usuarios elegidos por el propietario de la página pueden acceder al documento).
• Chat : Esta opción le permite chatear con otros usuarios que están trabajando en el mismo documento.
• Historial de comentarios : Mediante esta opción, puede ver las notificaciones y los comentarios añadidos por otros usuarios en el documento compartido.
• Panel de actividad : Mediante esta opción, puede ver todos los usuarios con los que ha compartido un documento concreto y también hacer un seguimiento de las veces que otros usuarios han visitado el documento compartido.

Características adicionales:

• Escritura por voz : Se trata de una función avanzada que le permite escribir el contenido de un documento utilizando su voz.
• Diccionario : Le permite encontrar rápidamente la definición de cualquier palabra presente en su documento.
• Traducir documento : Se trata de una práctica función que le permite traducir un documento de un idioma a otro.
• Editor de secuencias de comandos : Le permite añadir funciones personalizadas a su cuenta de Google Docs escribiendo y ejecutando la secuencia de comandos en el Editor de secuencias de comandos.
• Soporte de complementos : Hay miles de complementos disponibles para Google Docs que puede añadir para mejorar aún más su funcionalidad.
• Insertar : Es un menú que le permite añadir enlaces, imágenes, tablas, dibujos, gráficos, etc.,
• Formato : Es otro menú a través del cual puede alinear el texto, ajustar los encabezados y pies de página, cambiar la fuente del texto, etc.
• Publicar en la web : Esta opción le permite publicar directamente sus documentos en la web para que cualquiera pueda buscarlos y acceder a ellos.

Reflexiones finales:

Es una herramienta de colaboración de documentos en línea con muchas funciones que ofrece casi todas las características esenciales que necesita para trabajar en un entorno de colaboración.

Nota : Para utilizar esta herramienta online, necesitas una cuenta de Google. Si no tienes ninguna, crea una y empieza a utilizar esta herramienta.

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Word Online

Word Online es otra herramienta gratuita de colaboración documental en línea. Es una pequeña parte de Microsoft OneDrive en la que puedes encontrar muchas otras herramientas online útiles como Excel, Powerpoint, OneNote, Sway, y más.

Utilizando esta herramienta, puedes crear, editar y compartir fácilmente documentos con muchos usuarios. Además, también facilita el compartir documentos editables con otros usuarios para trabajar en colaboración. Lo bueno de su función de colaboración es que todos los cambios realizados por otros usuarios se pueden ver en tiempo real. Además, también me gusta la continuación de las mismas funciones y herramientas de colaboración en otros servicios de OneDrive, a saber, Excel, PowerPoint, y OneNote Las principales herramientas de colaboración que ofrece son Compartir , Comentarios , y Chat .

Funciones de colaboración de documentos de Word Online:

• Compartir : Es la principal función de colaboración de esta herramienta, a través de la cual se pueden compartir tanto documentos editables como sólo visibles con otros usuarios de Microsoft One Drive. Sin embargo, la opción de compartir el documento con usuarios que no tienen cuenta de Microsoft también está disponible en ella. Para añadir un documento en una página web o un blog, puedes utilizar su opción Obtener un enlace que también te ofrece
  Permite que usted y otros usuarios de un documento compartido añadan comentarios sobre el mismo, que todos los usuarios pueden ver desde su sección de comentarios. Además, las opciones avanzadas de llamada de grupo y videollamada también están disponibles en esta función de chat.

Características adicionales:

• Insertar : Usándolo, puede insertar tabla, imágenes, enlaces, comentarios, etc., Ver : Puede ver un documento en modo Vista inmersiva (para ver un documento en pantalla completa con texto ampliado) o Vista de lectura (elimina las distracciones de la interfaz y proporciona un mejor entorno de lectura).
• Revisión : Es un menú que ofrece algunas funciones útiles como el corrector ortográfico y gramatical, el contador de palabras, el traductor, etc.

Reflexiones finales:

Es otra herramienta de colaboración de documentos en línea realmente estupenda para trabajar en colaboración con varios usuarios sin muchas complicaciones.
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Zoho Writer

Zoho Writer es otra herramienta gratuita de colaboración de documentos en línea. Esta herramienta forma parte de las aplicaciones de Zoho, en las que tienes más herramientas útiles como Zoho Docs, Zoho Sheet, Zoho Email, etc. Usando Zoho Writer, puedes crear fácilmente un nuevo documento y editar documentos existentes. En él, también puedes importar documentos almacenados localmente de DOCX, DOC, RTF, TXT, y más formatos. Para trabajar en colaboración con otros usuarios, es necesario compartir primero un documento con otros usuarios con algunas restricciones opcionales. Los demás usuarios pueden editar fácilmente el documento, verlo y añadir comentarios a los documentos. En esta herramienta, tiene dos funciones principales para el trabajo en colaboración, a saber: Compartir y Comentar .

Echemos un vistazo a las dos características de colaboración de esta línea:

• Compartir : Esta característica le permite compartir un documento con múltiples usuarios con permisos añadidos a saber Sólo lectura, Lectura/Comentario, Lectura/Escritura, Copropietario, y Leer/Rellenar . Aparte de los usuarios de Zoho, también puedes compartir un documento con usuarios que no sean de Zoho con Público en la web (cualquiera con el enlace puede acceder a él) y Público en la web con protección por contraseña visibilidad (cualquiera con el enlace y la contraseña puede acceder al documento). Esta función le permite básicamente definir el entorno de colaboración en el que desea trabajar.
• Comentario : Con ella, usted y otros usuarios pueden añadir comentarios sobre un documento en el que estén trabajando en colaboración. Además, cada usuario puede ver los comentarios de todos los demás usuarios.

Funciones adicionales:

• Seguimiento de los cambios : Mediante esta función, se puede hacer un seguimiento de todos los cambios realizados por los usuarios en el documento compartido.
• Alternancia de colaboración : Permite al propietario de un documento activar/desactivar la colaboración con otros usuarios.
• Corrección ortográfica : Se trata de una práctica herramienta con la que puede encontrar todas las palabras mal escritas presentes en un documento.
• Insertar : Se trata de un menú que contiene varias funciones a través de las cuales puede insertar tablas, imágenes y formas en un documento.
• Ver : En él, dispone de algunas herramientas prácticas como el modo de lectura, la escritura enfocada, las líneas de cuadrícula inteligentes y algunas más.
  más características.

Limitaciones:

En esta versión gratuita de Zoho Writer, puedes trabajar con un equipo de hasta 25 usuarios solamente. Además, por cada usuario, tienes un límite de datos de 5 GB.

Reflexiones finales:

Es una muy buena herramienta de colaboración de documentos en línea que también ofrece la mayoría de las herramientas de colaboración esenciales. Sin embargo, si tuviera la función de chat de grupo, sería una opción más eficaz.

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Concord

Concord es otra herramienta gratuita de colaboración de documentos en línea de esta lista. Es otra práctica herramienta de colaboración que permite que varios usuarios trabajen en un documento a la vez. Además, también ofrece privilegios adicionales para el propietario del documento, que puede hacer que cualquier documento compartido sea editable o no. También proporciona una colaboración en tiempo real que permite a todos los usuarios hacer y ver los cambios en tiempo real.

Para realizar la colaboración, un usuario necesita compartir uno de sus documentos con otros usuarios con permisos añadidos. De acuerdo con los permisos, los usuarios pueden interactuar con un documento y trabajar en colaboración. Compartir y Discusión son dos características importantes de esta herramienta de colaboración de documentos en línea.

Funciones de colaboración de documentos de Concord:

• Compartir : Con ella, puede compartir un documento con otros usuarios y especificar los permisos del documento, a saber, Edición completa (ver y editar el documento compartido) y Sin derechos de edición (los usuarios sólo pueden ver el documento compartido). También le permite compartir el documento mediante un enlace compartible. La opción de enlace compartible le permite compartir su documento incluso con usuarios que no son de Concord. Sin embargo, los usuarios que obtengan este enlace compartible deben introducir su dirección de correo electrónico para recibir la invitación por correo electrónico. El enlace compartible también puede hacerse editable o no editable por el propietario del documento.
• Discusión : Se trata básicamente de una función de chat interna a través de la cual todos los usuarios asociados a un documento compartido pueden chatear entre sí.

Características adicionales:

• Editar rutas : Utilizándola, el propietario del documento puede ver todas las pequeñas actividades realizadas por otros usuarios en el documento.
• Informes de actividad : Es similar a las pistas de edición, pero en lugar de mostrar todos los pequeños cambios realizados por los usuarios, sólo muestra el momento en que un usuario en particular ha realizado algunos cambios.
• Firma de documentos : Se utiliza para firmar el documento cuando se termina el trabajo en un documento en particular. Un documento es firmado por todos los usuarios que tienen permiso de edición. Una vez que un documento es firmado por todos los usuarios, nadie puede editarlo.

Limitaciones:

• En esta versión gratuita de Concord, sólo tres usuarios pueden trabajar en colaboración en un documento.
• Muchas características de esta herramienta como Analytics, Workflows, etc., también están bloqueadas.

Reflexiones finales:

Es una de las herramientas más sencillas para trabajar en colaboración en documentos con otros usuarios. Sin embargo, también te encontrarás con algunas limitaciones importantes en esta herramienta online, como se ha mencionado anteriormente.

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ONLYOFFICE

ONLYOFFICE es otra herramienta gratuita de colaboración documental en línea. Esta herramienta online consta de herramientas de Documento, Hoja de Cálculo, y Presentación . Con esta herramienta en línea, puedes trabajar en colaboración con documentos DOC, DOCX, CSV, TXT, etc., con facilidad. En ella, puedes crear un nuevo documento o editar un documento existente. Para trabajar en colaboración, primero hay que compartir un documento con varios usuarios con permisos de acceso total Además de trabajar en colaboración en un documento, también se puede chatear con otros usuarios y añadir comentarios a los documentos compartidos.

Cómo trabajar en colaboración en un documento usando ONLYOFFICE:

• Cargue un documento o cree un nuevo documento usando la opción de cargar o crear nuevo, respectivamente.
• Después de eso, vaya a la pestaña Colaboración > Modo de co-edición para seleccionar Rápido (realizar la edición en tiempo real) o Estricto opción (pulse el botón de guardar para reflejar los cambios en el documento compartido).
• Ahora, vaya a la opción Compartir y seleccione Permiso de acceso total de entre los varios disponibles, a saber, Sólo lectura, Revisar, Rellenar formulario, Comentar, y Denegar acceso .
• Después, copie el enlace compartible y compártalo con uno o más usuarios a través de correo electrónico, mensaje o cualquier otro servicio de compartición.
• Utilizando el enlace compartido, todos los usuarios pueden trabajar en colaboración en el mismo documento.

Características adicionales:

• Chat : Utilizándolo, puede chatear a través de texto con otros usuarios en tiempo real.
• Comentarios : Le permite a usted y a otros usuarios añadir comentarios y sugerencias sobre el documento.
• Seguimiento de los cambios : Le permite hacer un seguimiento de los cambios realizados por otros usuarios.
• Funciones de edición de documentos : En esta herramienta, también se obtienen todas las funciones estándar de edición de documentos como Insertar, Maquetación, Referencias, Márgenes, Orientación, etc.

Reflexiones finales:

Es otra herramienta de colaboración de documentos en línea muy capaz con la que se puede trabajar en colaboración con cualquier número de usuarios.
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Samepage

Samepage es la siguiente herramienta gratuita de colaboración de documentos en línea. Esta herramienta también tiene un cliente de escritorio que puedes instalar en tu sistema y utilizar. Con la ayuda de esta herramienta, puedes crear, editar y compartir páginas con otros usuarios para una edición colaborativa. Además, también te permite subir y compartir documentos de formatos como DOC, TXT, RTF, PDF, etc., con otros usuarios.

Sin embargo, no podrás editar el documento externo en esta herramienta, que es uno de sus inconvenientes.

Para proporcionar un entorno de trabajo colaborativo, esta herramienta ofrece varias funciones, a saber: Compartir, Chat, Llamada de audio en equipo, y Videoconferencia en equipo .

Principales características de esta herramienta de colaboración de documentos en línea: Samepage

• Share : Al utilizarla, puede compartir una página con otros usuarios de Samepage, para que también puedan editarla. Además, los documentos y archivos guardados también pueden ser compartidos con ella.
• Chat : Le permite chatear con otros miembros del grupo.
• Team Audio Call : Le permite hablar con los miembros de su grupo.
• Videollamada de equipo : Permite hablar con otros miembros a través de una videollamada.

Limitaciones:

• En esta versión gratuita, puedes crear un equipo de hasta 10 miembros.
  Sólo 1 GB de almacenamiento es proporcionado por esta herramienta.
• En ella, sólo puede almacenar hasta 100 archivos.

Pensamientos finales:

Es una buena herramienta de colaboración de documentos para trabajar, pero también tiene algunas limitaciones importantes en su versión gratuita. Si quieres, puedes actualizarla comprando los servicios.

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