5 Mejores Programas Gratuitos De Gestión Documental De Código Abierto Para Windows

He aquí una lista de los mejores programas gratuitos de gestión documental de código abierto para Windows Estos programas de código abierto son similares a cualquier software estándar que permite gestionar un gran número de documentos. Sin embargo, a diferencia del software que no es de código abierto, puede acceder al código fuente de estos programas y editarlo. La mayoría de estos programas se basan en la web y necesitan software de alojamiento como XAMPP, WAMP , etc., junto con un navegador web para ejecutarse.

Utilizando este software, puedes almacenar y gestionar un gran número de documentos de diferentes formatos con facilidad. Algunos de los formatos de documentos más populares que admiten estos programas son DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, TXT, CSV, etc. En este software, puede realizar todas las actividades esenciales de gestión de documentos, es decir, añadir, eliminar, asignar y compartir documentos. Además, también puedes gestionar documentos en colaboración con otros usuarios. Los administradores de estos programas pueden establecer permisos para los distintos usuarios a la hora de compartir documentos, como sólo lectura, lectura, edición, etc. Para el trabajo en colaboración, estos programas también ofrecen funciones de registro de entrada/salida o bloqueo/desbloqueo para impedir o permitir el acceso a los documentos de otros usuarios.

Para facilitar la gestión de un gran número de documentos, estos programas permiten clasificar los documentos en diferentes carpetas. Aparte de la gestión, estos programas también se centran en la recuperación rápida de documentos mediante herramientas avanzadas de clasificación y búsqueda. En general, todos estos programas de gestión de documentos son capaces de gestionar casi todos los tipos de documentos. Consulte la lista para encontrar su software favorito.

Mi software de gestión documental de código abierto favorito para Windows:

Alfresco es mi software favorito porque ofrece casi todas las funciones de gestión documental. Además, es muy práctico para el trabajo colaborativo con varios usuarios. También me gusta su función de etiquetado de documentos, que indica a otros usuarios si se puede acceder al documento o no.

También puede consultar las listas de los mejores programas gratuitos Open Source Budgeting , Open Source Word Processor , y Document Comparison para Windows.

Alfresco

Alfresco es un software gratuito de gestión de documentos de código abierto para Windows. Es un gran software a través del cual se puede gestionar un gran número de documentos con facilidad. Se trata principalmente de un software de gestión de contenidos colaborativo para gestionar diferentes categorías de contenidos entre diferentes departamentos y usuarios.

Para gestionar documentos, en primer lugar, es necesario crear varios usuarios utilizando el menú Admin Tools , para compartir documentos con ellos. Este software también te permite establecer diferentes permisos para diferentes usuarios, a saber, sólo ver y editar documentos. Además de esto, también me gusta su función de etiquetado de documentos, que permite a los usuarios establecer etiquetas en los documentos, a saber, "estoy editando" y "otros están editando", para informar a otros usuarios sobre el estado de un documento. En este software, puedes encontrar varios menús para gestionar diferentes aspectos de los documentos.

Veamos algunos menús importantes de este software:

• Mis Archivos : A través de él, puede añadir nuevos documentos, modificar documentos, eliminar documentos y cargar documentos. Además, también tiene la opción de colocar documentos en diferentes carpetas para dividirlos por categorías.
• Archivos compartidos : Este menú le permite compartir documentos con cualquier usuario específico. Además, también dispone de una opción para subir directamente un documento a una carpeta compartida.
• Inicio : Inicio es como un panel de control donde puede ver la actividad reciente, los documentos añadidos recientemente y varias tareas realizadas por los usuarios.
• Repositorio : En este menú, puede encontrar todos los documentos y carpetas. Además, las herramientas de búsqueda y clasificación también están presentes en él para recuperar los documentos deseados.

Características adicionales:

• Sitios : Le permite crear sitios web. Para cada sitio web, puede gestionar los documentos relacionados con el sitio.
• Tareas : Desde aquí, puede ver las tareas activas, las tareas finalizadas, las tareas pendientes, etc. También le permite asignarse una nueva tarea a sí mismo o a un usuario.
• Admin Tools : Desde este menú, puede gestionar contraseñas, seguridad, permisos, etc.

Reflexiones finales:

Se trata de un software de gestión documental de código abierto con multitud de funciones que proporciona algunas prácticas características de gestión documental. Además, no tiene ninguna limitación de almacenamiento.

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OpenDocMan

OpenDocMan es otro software gratuito de gestión de documentos de código abierto para Windows. Es un software basado en web que requiere un software de alojamiento como Apache junto con un navegador web para ejecutarse. Después de instalar correctamente este software, puede gestionar y almacenar un gran número de documentos de diferentes formatos. Algunos de los formatos compatibles con este software son PDF, TXT, XML, DOC, etc. Este software puede ser muy útil para una organización que contenga varios usuarios y departamentos.

Antes de añadir y gestionar documentos a través de este software, es necesario crear nuevos usuarios, departamentos y categorías de archivos que desea gestionar, utilizando su Admin menú Después de añadir usuarios y departamentos, puede empezar a añadir y gestionar documentos de forma colaborativa. Para gestionar documentos, este software ofrece cuatro menús principales, a saber Añadir documento , Buscar , Registrar , y Inicio .

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Echemos un vistazo a todos los menús importantes de gestión de documentos de OpenDocMan:

• Añadir documentos : Mediante este menú, puede añadir nuevos documentos, asignar documentos a un usuario, asignar documentos a un departamento y definir categorías de documentos. Además, también puede asignar permisos a departamentos y usuarios, como Ver sólo , Leer sólo , Escribir , Prohibido , etc.
• Buscar : Mediante este menú, puede buscar un documento asignado a un departamento o categoría concretos.
• Inicio : En este menú, puede ver todos los documentos añadidos junto con diversa información asociada, como la descripción del documento, la fecha de creación, la fecha de modificación, el autor, el tamaño, etc. También dispone de la opción Filtrar para filtrar rápidamente los documentos en función de su tamaño, fecha u otro parámetro. Haciendo clic en el nombre de un documento, también puede marcar un documento a la vez para evitar que se edite.
• Registro : Este menú le permite registrar documentos. Básicamente, se trata de añadir un documento nuevo o modificado a la biblioteca de documentos.

Funciones adicionales:

• Registro de acceso : A través de él, puede ver varias actividades de diferentes usuarios como Acciones (archivo añadido, archivo visto, archivo autorizado, etc.). ), Fecha de las acciones , Nombres de los archivos sobre los que se realizan las diferentes acciones , etc.
• Exportación de la lista de archivos : Con él, puede exportar una lista de todos los documentos añadidos en formato CSV .

Reflexiones finales:

Es un software de gestión de documentos de código abierto muy bueno a través del cual puede gestionar un gran número de documentos con facilidad.

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Feng Office

Feng Office es otro software gratuito de gestión de documentos de código abierto para Windows. Es otro software basado en web que necesita un software de alojamiento como XAMPP y un navegador web para funcionar. Con este software, no sólo puedes gestionar documentos, sino también proyectos, notas, espacios de trabajo, etc. En este software, puede cargar, almacenar y gestionar fácilmente documentos de varios formatos ( RTF, DOC, TXT, CSV, etc.) sin mucha complicación. Para gestionar los documentos, este programa ofrece dos menús principales: Visión general y Documentos .

Cómo gestionar documentos mediante los menús Descripción general y Documentos de Feng Office:

• Descripción general : La tarea principal de este menú es ver y realizar un seguimiento de diferentes actividades como Usuarios activos, Documentos recientes, Documentos editados, Actividad de los espacios de trabajo, etc. Además, también resulta útil para crear nuevos espacios de trabajo en los que almacenar y gestionar documentos. Además, también proporciona opciones para Añadir Usuarios, Tareas, Actividades, etc.
• Documentos : Es el menú principal de gestión de documentos a través del cual puede añadir documentos, eliminar documentos, ver la información del documento (tamaño del documento, fecha de creación del documento, etc.), etc. Desde aquí, también puede bloquear documentos para que ningún otro usuario pueda acceder a ellos.

Funciones adicionales:

• Menú Tareas : Le permite asignar una tarea y la duración de la misma a cualquier usuario.
• Tiempo : A través de él, puede crear franjas horarias de tareas para varios usuarios.
• Informes : En este menú, puede ver el tiempo empleado por diferentes usuarios en uno o varios proyectos. Además, también puede crear informes personalizados basados en tareas, documentos o usuarios.
• Configuración : Desde este menú, puede configurar varias opciones de este software, como la configuración de los módulos del sistema, la facturación, la seguridad, etc.

Limitaciones:

En esta versión gratuita de este software, puede cargar un documento de hasta 2 MB.

Reflexiones finales:

Este software proporciona un buen conjunto de funciones de gestión de documentos que puede utilizar para gestionar un gran número de documentos.

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LogicalDOC

LogicalDOC es el siguiente software gratuito de gestión de documentos de código abierto para Windows. Es un software de gestión de documentos dedicado a través del cual usted puede centralizar todos sus documentos en un solo lugar. Debido a los datos centralizados, sólo hay un único punto de acceso a los datos que ayudan a mejorar la seguridad de los documentos. Además de esto, también puede cargar, asignar y eliminar documentos fácilmente a través de este software.

La interfaz de este programa es bastante sencilla y contiene los siguientes menús: Administrador, Buscar, Documentos, y Panel de control Desde estos cuatro menús, puede gestionar fácilmente los documentos.

Vamos a ver cómo funciona.

Echemos un vistazo a los menús de gestión de documentos importantes de LogicalDOC:

• Documentos : Usando este menú, puede añadir documentos, compartir documentos, descargar documentos, filtrar documentos, marcar documentos, eliminar documentos e imprimir documentos. Además, algunas opciones avanzadas
  También dispone de opciones para bloquear y proteger con contraseña uno o varios documentos. Al bloquear un documento, puede prohibir que cualquier usuario acceda a él.
• Administrador : Se trata de un menú muy completo a través del cual puede crear usuarios, crear grupos, programar tareas, mejorar la seguridad de los documentos y ver los metadatos de los documentos. Además, en este menú también puede ver los documentos bloqueados, los documentos eliminados y las carpetas eliminadas. Como es una pestaña de administrador, sólo el administrador de este software puede realizar estas tareas.
• Buscar : Desde este menú, puede buscar documentos utilizando sus etiquetas, expresiones, carpeta, tamaño, fecha de creación, fecha de publicación, etc.

Características adicionales:

• Actualización automática : Es una de las mejores características de este software, ya que guarda automáticamente todas las actividades o tareas realizadas por los usuarios cada pocos minutos.
• Correo electrónico : Este software también viene con su propio cliente de correo electrónico que se puede utilizar para compartir documentos a través de correo electrónico con los demás.
• Soporte de aplicaciones externas : En este software, también puede agregar aplicaciones externas para mejorar aún más las características de este software.

Pensamientos finales:

Es otro software de gestión de documentos de código abierto simple y fácil de usar que cualquiera puede utilizar sin mucha molestia.

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Openkm

Openkm es otro software gratuito de gestión documental de código abierto para Windows. Al igual que otros programas similares, también es un software basado en web que requiere un software de alojamiento junto con un navegador web para funcionar.

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En este software, puedes añadir múltiples usuarios y trabajar en colaboración para gestionar un gran número de documentos. También admite documentos de varios formatos, lo que hace que sea bastante flexible para trabajar con diferentes tipos de documentos. En este programa, puedes encontrar muchas herramientas y funciones; las principales funciones de gestión de documentos de este programa están presentes en sus menús Archivo y Editar .

Veamos las distintas funciones de gestión que ofrecen los menús Archivo y Edición:

• Archivo : Este menú permite añadir documentos, crear nuevas carpetas (para dividir documentos por categorías), enviar documentos, descargar documentos, exportar documentos como archivos ZIP y crear e iniciar un flujo de trabajo.
• Editar : Este menú también contiene varias herramientas que permiten bloquear documentos (para evitar que se editen), desbloquear documentos, editar documentos, actualizar documentos, renombrar documentos y combinar documentos PDF.

Funciones adicionales:

• Marcadores : Le permite marcar sus documentos favoritos para poder acceder a ellos rápidamente siempre que lo desee.
• Correo electrónico : Mediante el cliente de correo electrónico interno, puede compartir rápidamente cualquier documento con otros usuarios.
• Flujo de trabajo : El administrador de este software también puede definir el flujo de trabajo según el cual todos los usuarios deben compartir, ver o editar documentos.

Reflexiones finales:

Se trata de un software de gestión de documentos de código abierto bastante sencillo y fácil de manejar con el que podrá gestionar documentos de forma colaborativa.

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