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Esta es la lista de los mejores programas gratuitos de gestión de documentos para Windows Estos programas son realmente buenos para almacenar y gestionar documentos electrónicos. Además de gestionar documentos, estos programas también te permiten compartirlos fácilmente. Y no sólo eso, también puedes establecer permisos de uso compartido (sólo lectura, lectura y edición, etc.) para diferentes usuarios. La función de seguridad con contraseña también está disponible para la gestión segura de documentos. Se pueden crear carpetas y colecciones fáciles de gestionar para clasificar los documentos. Algunos de estos programas también ofrecen opciones de clasificación avanzadas para ordenar los documentos por fecha, hora, usuario, reciente, antiguo, etc. Además de almacenar y gestionar, también se pueden previsualizar y editar documentos con algunos de estos programas.
Algunos de los formatos de documentos más habituales son: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, TXT, CSV, XML, PPT , etc.
De los seis programas de gestión documental mencionados aquí, 4 son aplicaciones web basadas en PHP que requieren software de base de datos como: XAMPP , WAMP , etc. para funcionar. Otros 2 están basados en Java, que necesitan Java y Tomcat para ejecutarse en su PC.
Mi software de gestión documental favorito:
Krystal DMS es mi favorito, porque ofrece todas las funciones esenciales, como gestión de documentos, previsualización, edición, uso compartido, clasificación, etc. Además, su interfaz fácil de usar lo convierte en una herramienta muy práctica.
Alfresco es otro software de gestión de documentos realmente bueno. Me gustó mucho su función de etiquetado de documentos, con la que puedes etiquetar documentos como "estoy editando" u "otros están editando". Estas etiquetas ayudan a otros usuarios a conocer el estado del documento. También es un software con muchas funciones, lo que lo convierte en uno de mis DMS favoritos.
También puedes consultar la lista de los mejores programas gratuitos de Gestión Escolar , Gestión de Bibliotecas , y Gestión de Proyectos para Windows.
Krystal DMS
Krystal DMS es un software gratuito de gestión de documentos para Windows. Puede utilizarse para almacenar, gestionar y realizar el seguimiento de documentos. Algunos de los formatos de documentos soportados son: XLS, XLSX, DOC, DOCX, PPT, TXT, XML, CSV, ZIP, etc. Para gestionar los documentos, puedes crear varias carpetas y almacenar los documentos en ellas. Te permite compartir documentos con diferentes usuarios. Para los usuarios, puedes establecer permisos basados en documentos para verlos o editarlos. También puede restringir el acceso a los documentos mediante la opción Checkout.
En su interfaz hay disponible un gráfico circular que indica diversas estadísticas sobre los documentos almacenados, tales como: número de carpetas, número de archivos en cada carpeta, espacio capturado por los documentos, etc. Este software DMS gratuito también le permite descargar documentos en formato PDF y ZIP. Si usted u otros usuarios borran accidentalmente un documento, puede recuperarlo de la Papelera de reciclaje .
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Para garantizar la seguridad de los documentos, este software mantiene un registro de inicio y cierre de sesión, fecha, dirección IP, nombre de carpeta, etc. Además, también ofrece la función de protección por contraseña, que protege sus documentos de accesos no autorizados
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Una característica sorprendente de este software es que viene con una base de datos de código abierto, por lo que no tiene que utilizar ninguna base de datos externa para ejecutarlo. Esta base de datos te ayuda a almacenar, recuperar y manipular tus documentos. Pero, para ejecutar este software, debe tener Java y Tomcat en su ordenador.
La versión gratuita de Krystal DMS sólo permite utilizar 512 MB de espacio de almacenamiento para guardar documentos. Aparte de eso, este software es realmente bueno en la gestión de documentos.
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Alfresco
Alfresco es otro software de gestión de documentos gratuito y rico en funciones para Windows. En este software, puede almacenar y gestionar fácilmente un gran número de documentos. Aquí, usted consigue una instalación de almacenamiento centralizado con protección por contraseña para la seguridad. Este software le permite crear usuarios, y usted puede compartir documentos con ellos con bastante facilidad. También puede establecer diferentes permisos para los usuarios para ver o editar documentos. Otra buena función que ofrece Alfresco es el etiquetado de documentos. Puedes etiquetar los documentos como "estoy editando" u "otros están editando", para que los usuarios autorizados puedan ver el estado de un documento.
Todas las características importantes de este software DMS están disponibles en varias pestañas. Veamos estas pestañas y las funciones disponibles en ellas:
- Inicio : Aquí puede ver la actividad reciente, los documentos añadidos recientemente y varias tareas realizadas por los usuarios.
- Mis archivos : Desde aquí puede crear, eliminar, modificar y cargar varios documentos. Además, también puede dividir los documentos por categorías añadiéndolos en diferentes carpetas.
- Archivos compartidos : Esta pestaña se utiliza para compartir documentos con usuarios autorizados. Aquí puede cargar documentos directamente a la carpeta compartida.
- Sitios : Le permite crear sitios web. Para cada sitio web, puede gestionar los documentos relacionados.
- Tareas : Desde aquí, puede ver las tareas activas, completadas, pendientes, etc. También le permite asignarse una nueva tarea a sí mismo o a un usuario.
- Repositorio : Contiene todos los documentos y carpetas. Aquí puede ordenar y buscar fácilmente cualquier documento.
- Admin Tools : En esta sección se pueden gestionar las contraseñas, la seguridad, los permisos, etc.
A pesar de ser gratuita, ofrece todas las funciones esenciales de gestión de documentos sin ninguna limitación de almacenamiento.
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LogicalDOC
LogicalDOC es otro software de gestión de documentos gratuito y de código abierto para Windows. Se puede utilizar para centralizar los documentos en un lugar. Crea un único punto de acceso para garantizar la seguridad de los datos. Como resultado, sólo los usuarios autorizados pueden acceder a los documentos. El uso de este software también es bastante sencillo, lo que lo hace adecuado tanto para organizaciones como para particulares.
En este software DMS, puede cargar documentos de varios formatos. También puedes editar y previsualizar documentos. Aquí, puede crear carpetas para almacenar y diferenciar los documentos de acuerdo a su elección. Los documentos importantes también se pueden marcar para su uso posterior.
Puedes añadir múltiples usuarios para acceder a los documentos en este DMS gratuito. Cada usuario puede compartir y editar documentos fácilmente. Las funciones de restricción de documentos están disponibles aquí para permitir o denegar permisos para la visualización o edición de documentos.
Para buscar documentos específicos, puede buscarlos según su ID, fecha, nombre de carpeta, departamento, etc. Esto resulta especialmente útil cuando no se conoce el nombre exacto del documento. La barra de búsqueda normal también está disponible para buscar documentos directamente utilizando el nombre del archivo.
Para evitar la pérdida de datos, realiza automáticamente copias de seguridad de los datos añadidos a intervalos regulares. Para mayor comodidad, dispone de una potente indexación que facilita la búsqueda de cualquier tipo de documento.
Este software es una aplicación Java basada en navegador web que requiere Java y Tomcat contenedor web para ejecutarse. Puede utilizar esta aplicación con muchos navegadores populares como: Google Chrome, Internet Explorer, Firefox, etc.
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Feng Office
Feng Office es otro programa gratuito de gestión de documentos para Windows. Sirve para gestionar proyectos, documentos, notas, espacio de trabajo, etc. Es un software perfecto para hacer un seguimiento de los documentos electrónicos. Puedes subir documentos de diferentes tipos sin preocuparte por su formato. Sin embargo, la versión gratuita te permite subir un número ilimitado de documentos con un tamaño máximo de 2 MB/archivo. Aparte de eso, tiene todas las funciones importantes para gestionar documentos, que puedes utilizar sin ninguna restricción.
Este software está basado en PHP, por lo que requiere software como: XAMPP, WAMP, etc., para ejecutar este software.
La interfaz de este software es bastante fácil de usar. Todas las opciones importantes están disponibles en varias pestañas. Echemos un vistazo a estas pestañas para saber más acerca de ellos:
- Visión general: Aquí puede crear Espacios de trabajo para almacenar y gestionar documentos. Puedes marcar cada Espacio de Trabajo con un color diferente para distinguirlos fácilmente. Las opciones para añadir Usuarios, Tareas, Documentos, Actividades, etc., están disponibles aquí.
- Tareas: Esta pestaña le permite asignar tareas a los usuarios. Además, también puede asignar la duración de la tarea.
- Documentos : Aquí puede encontrar todos los documentos de cada Espacio de trabajo. Puede configurar los permisos de acceso de los usuarios a los documentos. Aquí se puede ver información sobre los documentos, como: tamaño del documento, fecha de creación del documento y usuario que creó el documento.
- Tiempo : En esta pestaña, puede asignar franjas horarias a los usuarios en las que tienen que terminar los proyectos asignados.
- Informes : Muestra el tiempo total dedicado a los proyectos por los usuarios. También ofrece opciones para generar informes personalizados basados en documentos y usuarios.
- Correo electrónico : Funciona igual que el servicio de correo electrónico normal. Desde aquí, puede enviar y recibir información y documentos.
- Configuración : Esta sección le permite configurar varios parámetros de este software. Se pueden cambiar los ajustes del módulo Sistema, Permisos, Plantillas, Facturación, etc. Además, las opciones de seguridad también se pueden configurar desde aquí.
Este software de gestión de documentos proporciona casi todas las funciones importantes de gestión de documentos con la única limitación del tamaño de los archivos de documentos.
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Archimede
Archimede es otro software gratuito de gestión de documentos para Windows. No tiene tantas funciones como los programas mencionados y sólo realiza tareas básicas de gestión de documentos. Los formatos de documentos soportados son: DOCX, PDF, XLSX, PPT, XML, CSV, TXT, imágenes y más. Puede añadir y gestionar documentos en varias carpetas. Las carpetas de documentos también se pueden clasificar en varias colecciones. También dispone de una función de seguridad para proteger los documentos con contraseña.
Nota : Aunque tiene la opción de establecer permisos de usuario, no he encontrado ninguna sección para añadir usuarios. Si encuentras esta opción, háznoslo saber en la sección de comentarios.
Para ejecutar este software de gestión documental, es necesario utilizar un software de base de datos, como MySQL.
Archimede es ideal para la gestión de documentos personales.
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OpenDocMan
OpenDocMan es
es un software de gestión de documentos gratuito y de código abierto para Windows. Este software es bueno para el almacenamiento y la gestión de documentos. Este software DMS soporta muchos formatos de archivo, como PDF, XML, DOC, TXT, etc. Para cada documento añadido, puede introducir el documento Descripción, Departamento, Autor , etc. Añadir esta información le ayudará en la clasificación y búsqueda.
En este software DMS, puede añadir y gestionar múltiples usuarios. Los usuarios pueden compartir documentos entre ellos. También pueden establecer permisos (sólo lectura, escritura, lectura/escritura, etc.) para sus documentos. También existen prácticas funciones para registrar y retirar documentos. Estas funciones permiten a los usuarios controlar si otros pueden editar o no un determinado documento.
Para la seguridad de los documentos, puede activar o desactivar el inicio de sesión de los usuarios.
Existe un menú de administración que permite cambiar la configuración relacionada con los usuarios, departamentos, categorías, archivos, etc.
Este software está escrito y basado en PHP. Para ejecutar este software, necesitará un servidor web, como: Apache, IIS, etc.
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